Die perfekte E-Mail Signatur
für Juristen und Notare
Wir verraten Ihnen 6 Tricks, mit denen Sie Ihre E-Mail-Signatur für Juristen und Notare optimieren können.
In unserer schnelllebigen und digitalen Welt sind rechtliche Dokumente und Verträge von entscheidender Bedeutung. E-Mails gehören als Übermittler solcher Dokumente zum Alltag jeder Kanzlei dazu. Eine professionelle und einheitliche E-Mail-Signatur für Juristen verleiht diesen Dokumenten nicht nur Authentizität, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mandanten in Ihre Kanzlei.
Wir erklären in 6 Tricks, wie eine E-Mail-Signatur für Juristen ohne großen Aufwand optimiert werden kann.
01 Keine Alleingänge
Der wohl häufigste Fehler bei der Verwendung von E-Mail-Signaturen für Juristen: Besonders in größeren Kanzleien nutzen viele Mitarbeitende unterschiedliche oder veraltete Daten. Das wirkt unprofessionell. Verwenden Sie unternehmensweit die gleiche Vorlage und geben Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Hilfestellung bei Einbau und Änderung von Daten.
02 Erstellen Sie nicht nur ein großes Bild
Binden Sie Signaturen nicht als einzelnes großes Bild ein. Nachträgliche Änderungen sind nur aufwändig realisierbar und das Kopieren von Kontaktinformationen ist nicht möglich. Durch unterschiedliche Bildschirmformate kann Ihr Bild im schlimmsten Fall sogar unscharf dargestellt werden.
Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signaturen daher immer in Textform – gestaltet nach Ihren Kanzleivorgaben. Bei Bedarf können Elemente wie Logos zusätzlich als Bild eingebunden werden. Dadurch werden alle wichtigen Elemente auf allen Geräten angezeigt – auch wenn Bilder mal nicht laden sollten.
03 E-Mail-Signaturen für Juristen sind kein Kinderfarbkasten
Sie bekommen die Aufgabe, eine neue Signatur zu erstellen. Super – jetzt können Sie sich mal so richtig austoben, oder? Bitte beachten Sie: Signaturen sind kein Kinderfarbkasten. Auch wenn es oft sehr verlockend ist, sollte besonders bei E-Mail-Signaturen das vorhandene, meist ausführlich entwickelte Corporate Design der Kanzlei verwendet werden. Hier ist wie so oft weniger mehr.
04 Pflichtangaben nicht vergessen
Seit 2007 gelten geschäftliche E-Mails formal als Geschäftsbriefe. Demnach müssen Ihre E-Mails einige Pflichtangaben beinhalten. Zwingend erforderlich sind:
- Name der Kanzlei und Rechtsform gemäß Handelsregister
- Ladungsfähige Anschrift der Kanzlei
- Registergericht inklusive Nummer im Handelsregister
- Notar, Geschäftsführer sowie ggf. Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzenden
05 Signatur immer mitsenden
Denken Sie daran, Ihre E-Mail-Signatur immer eingestellt zu haben – auch wenn Sie auf eine Mail antworten. Mandanten sind oftmals auf der Suche nach Kontaktinformationen und möchten nicht lange suchen. Der erste Blick fällt gern in die zuletzt erhaltene Mail. Haben Sie keine Signatur mitgesendet, ist das Frustpotential groß.
Damit Sie nicht bei jeder Antwort Ihre komplette Signatur mitsenden müssen, besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche, verkürzte Signatur für Antwort-Nachrichten in Ihrem Mailprogramm zu erstellen.
06 Benutzen Sie keine Tools wie Word zur Erstellung Ihrer Signatur
Die meisten Menschen würden zur Erstellung einer Signatur Textprogramme wie Word öffnen. Aber Vorsicht: Bei der Erstellung in Word kommt es in den meisten Fällen zu Komprimierungsfehlern und die Signatur zerschießt spätestens dann, wenn sie einmal weitergeleitet wurde.
Profi-Tipp: Nutzen Sie Ihre Signaturen als Marketing-Instrument
Eine E-Mail bietet viel Potential als Werbeplattform. Rufen Sie in Ihrer Signatur Ihre Mandanten dazu auf, mehr über Ihre Kanzlei zu erfahren. Verweisen Sie präsent auf Ihre Social-Media-Kanäle oder informieren Sie Ihre Mandanten über neue Aktionen oder wichtige Neuigkeiten wie eine Adressänderung.
So können Sie Ihre Mail-Signatur für Juristen und Notare erstellen
Erstellung im E-Mail-Programm
Bei einfachen Signaturen reicht die Erstellung im E-Mail-Programm selbst. Dort können Sie sicher sein, dass Ihre Signatur auch wirklich richtig angezeigt wird.
Signatur als HTML & CSS
Komplexere Signaturen werden in HTML und CSS geschrieben und dann eingebunden. Lassen Sie dies am besten von einem Mitarbeiter aus der IT-Abteilung einrichten, oder holen Sie sich Hilfe von Dritten.
Verwenden Sie Generatoren
Im Internet gibt es viele professionelle Generatoren für E-Mail-Signaturen. Dort können Sie Ihre Daten eingeben, die Signatur kopieren oder als HTML-Datei ausgeben lassen. Auch unterschiedliche Layouts und Farben sind möglich.
Unser Tipp: hubspot.de/email-signature-generator
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